Lembaga kearsipan adalah salah satu lembaga yang berfungsi sebagai lembaga penyelamatan arsip organisasi yang tidak ternilai harganya. Seperti organisasi yang lain, lembaga kearsipan juga mengalami risiko-risiko yang akan mengahambat proses operasionalnya atau arsip penting yang dikelolanya. Salah satu contoh adalah hilangnya arsip pendirian perguruan tinggi X yang mengakibatkan perguruan tinggi tersebut tidak diakui ijin operasionalnya atau rusaknya gedung-gedung arsip akibat gempa bumi, banjir, tsunami yang pernah dialami oleh Indonesia, seperti yang baru-baru ini terjadi di Lombok. Kehilangan arsip vital/penting sangat membahayakan organisasi karena arsip tersebut tidak dapat dibuat lagi. Manajemen risiko adalah proses sistematis yang menggunakan keputusan administratif, organisasi, kemampuan operasional dan kapasitas untuk mengimplementasikan peraturan, strategi untuk mengurangi dampak dari bahaya yang yang disadari. Tujuan mamajemen risiko adalah untuk meminimalisasi kegagalan yang diterima lembaga akibat risiko yang ada. Penelitian ini untuk memahami bagaimana kondisi pengelolaan risiko di lembaga kearsipan, risiko-risiko yang mereka hadapi dan dampak yang terjadi. Penelitian ini juga bertujuan untuk memetakan risiko di lembaga kearsipan mulai yang berdampak ringan sampai yang mempunyai dampak berat, sehingga lembaga kearsipan dapat mengurangi dampak risiko jika resiko tersebut terjadi.
Penelitian ini juga bertujuan untuk memetakan risiko di lembaga kearsipan mulai yang berdampak ringan sampai yang mempunyai dampak berat, sehingga lembaga kearsipan dapat mengurangi dampak risiko jika risiko tersebut terjadi. Metode penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif di lembaga kearsipan di indonesia, yaitu lembaga kearsipan provinsi dan lembaga kearsipan perguruan tinggi. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa manajemen risiko di lembaga kearsipan belum ada secara tertulis namun sudah dilakukan dengan mengacu pada peraturan yang sudah ada.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa untuk mengurangi timbulnya berbagai macam risiko maka lembaga kearsipan dalam mengelola arsipnya sudah 1). memiliki unit kerja kearsipan sendiri yang tidak digabungkan dengan unit kerja lainnya, hal ini agar pekerjaan menjadi lebih fokus; 2). memiliki pusat penyimpanan dokumen (records centre) untuk menghindari hilang/tercecernya dokumen dan memudahkan dalam penemuan kembali jika dibutuhkan segera. 3). memiliki Standard Operating Procedur (SOP) Manajemen arsip sebagai panduan dalam melakukan kegiatan tata kelola dokumen; 4). Memiliki jadwal retensi arsip yang mengakomodir dan menetapkan jangka waktu simpan dokumen sesuai dengan nilai guna dan kepentingan dokumennya.
Terkait dengan peraturan pengelolaan arsip di Indonesia sudah ada undang-undang tentang pengelolaan arsip sebagia acuan lembaga kearsipan di Indonesia untuk mengembangkan peraturan di lembaga mereka sendiri, sehingga dari hasil penelitian dapat dilihat bahwa lembaga kearsipan sudah melakukan manajemen risiko walaupun tanpa ada peraturan yang jelas. Pimpinan lembaga kearsipan, beserta dengan arsiparisnya sudah melakukan identifikasi, evaluasi, mitigasi dan review dalam pengelolaan arsip mereka. Lembaga kearsipan tersebut memahami akan arti penting dari arsip yang merka kelola sebagai bagian dari sejarah bangsa, sebagi aset yang tidak ternilai harganya sehingga perlu dilindungi dan dijauhkan dari risiko yang ada.
Penulis: Dyah Puspitasari Srirahayu, Endang Fitriyah Mannan dan Ria Triwastuti, Dosen Fakultas Vokasi Universitas Airlangga
Informasi detail dari tulisan ini dapat dilihat pada: https://digitalcommons.unl.edu/cgi/viewcontent.cgi?article=6548&context=libphilprac
(Risk Management in the Indonesian Archival Institution)
