UNAIR NEWS – Salah satu betuk perilaku sadar arsip diimplementasikan melalui kegiatan perawatan arsip. Sejarah menyebutkan, kesadaran menyimpan arsip telah ada sejak zaman Yunani Kuno pada abad ke-4 SM. Hal tersebut muncul dari kesadaran orang-orang Athena akan ingatan manusia yang bersifat tidak abadi, sehingga dibutuhkan bukti tertulis untuk mengabadikan memori atau peristiwa penting tertentu. Mereka kemudian melakukan penyelamatan terhadap arsip-arsip penting dengan menyimpannya di sebuah kuil bernama Metroon.
Sistem peyimpanan arsip terus mengalami perkembangan dari masa ke masa. Setiap negara kini memiliki lembaga peyimpanan arsip nasional. Mengingat nilai informasi dalam arsip begitu penting, maka diperlukan cara khusus untuk merawat dan meyimpan arsip agar nilai informasi di dalamnya tetap aman dan terjaga. Tak terkecuali arsip-arsip yang tergolong dokumen pribadi. Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan terkait cara pemeliharaan dan penyimpanan arsip pribadi. Berikut UNAIR NEWS merangkum tips merawat arsip pribadi dari Dosen Perpustakaan UNAIR, Dyah Puspitasari Srirahayu S.Kom., M.Hum.
Pertama, pilah dokumen sesuai dengan kelompok. Apakah dokumen tersebut termasuk arsip pribadi atau arsip keluarga. Contoh arsip keluarga adalah Kartu Keluarga (KK), akta tanah, dan Surat Pemberitahuan Pajak Terhutang Pajak Bumi dan Bangunan (SPPT-PBB). Sedangkan contoh arsip pribadi adalah akta kelahiran, Kartu Tanda Penduduk (KTP), dan ijazah.
Kedua, pilah dokumen berdasar nilai guna dokumen, dokumen penting atau tidak, dokumen asli atau foto kopi. “Tidak semua dokumen perlu kita pelihara. Misalkan pembayaran PBB hanya perlu kita simpan tiga tahun terakhir, lainnya bisa kita musnahkan,” sebut Dyah.
Ketiga, Dyah menyarankan supaya semua dokumen penting difotokopi dan dilegalisir untuk mem-back-up dokumen asli apabila terjadi hal yang tidak diinginkan, seperti rusak atau hilang.
Keempat, tempatkan dokumen asli di dalam map plastik agar setiap dokumen memiliki sekat. Sehingga dokumen tidak saling bersentuhan dan lengket. “Dokumen fotokopi atau legalisir ditempatkan terpisah dari dokumen aslinya. Simpan di tempat yang berbeda (almari yang berbeda, Red) karena fungsinya sebagai back-up dan juga yang akan sering kita ambil untuk keperluan yang tidak membutuhkan dokumen aslinya,” jelas dosen pengampu mata kuliah kearsipan tersebut.
Kelima, simpan semua dokumen baik asli ataupun yang legalisir di tempat yang tidak lembab, memiliki sirkulasi udara bagus. Jauhkan dari tempat yang mudah basah, lembab, dan dekat arus listrik. Pastikan dokumen aman, tidak mudah dijangkau oleh anak-anak maupun orang yang tidak berhak.
Keenam, lakukan pengecekan secara periodik dengan membuka dokumen. Hilangkan debu untuk menghindari kerusakan. Cek apakah ada jamur, binatang atau serangga yang merusak dokumen. Jika terdapat dokumen yang rusak, maka keluarkan dokumen yang rusak tersebut untuk diperbaiki.
Ketujuh, jangan melaminating dokumen. Dyah memaparkan laminating press akan merusak dokumen. Tulisan dalam dokumen akan menempel di plastik laminating. Dirinya menyebutkan, dokumen seperti ijazah, akta, surat nikah sudah bebas dari asam. Sehingga hanya dengan perawatan sederhana seperti yang telah dia sebutkan, dapat membuat dokumen tahan sampai dengan 100 tahun tanpa perlu dilaminating.
“Kalau memang mau dilaminating boleh namun bukan cara press. Hanya seperti disampul namun jangan lupa untuk memberikan rongga sedikit untuk sirkulasi udara,” imbuhnya.
Terkait dokumen yang rusak, Dyah mengungkapkan bahwa seseorang dapat melakukan restorasi atau perbaikan secara mandiri apabila kerusakan dokumen tergolong ringan. Semisal jika dokumen robek, pemilik perlu melakukan penambalan dengan isolasi kertas di bagian belakang jika tidak ada informasi di halaman belakang dokumen.
Dyah menyarankan agar dokumen pribadi yang sudah rusak parah lebih baik dibawa ke dinas kearsipan setempat untuk direstorasi dan dilapisi kertas tisu jepang. Sebab, beberapa dinas kearsipan telah menyediakan fasilitas penanganan dokumen penting masyarakat secara gratis. Dyah mengimbau masyarakat supaya tidak ragu untuk datang ke dinas kearsipan untuk mendapatkan solusi tepat terkait masalah dokumen dan arsip pribadi. (*)
Penulis: Zanna Afia
Editor: Feri Fenoria Rifa’i
