UNAIR NEWS – Keberadaan catatan rekaman kegiatan yang mengadung nilai informasi penting atau arsip tentu tidak dapat dipisahkan dari kehidupan manusia. Sejak lahir hingga meninggal dunia, manusia akan selalu membutuhkan arsip sebagai bukti fisik dari aktivitas atau peristiwa tertentu.
Terdapat banyak alasan mengapa manusia menggunakan arsip. Mulai alasan pribadi, sosial, ekonomi, hukum, hingga pendidikan. Hal tersebut secara tidak langsung merujuk pada pemahaman bahwa nilai informasi begitu penting bagi segala aspek kehidupan. Oleh sebab itu, diperlukan adanya kesadaran dan perhatian akan pentingnya merawat arsip untuk menjaga memori individu maupun memori kolektif bangsa.
Imbauan perilaku sadar tertib arsip tertuang dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional nomor 7 tahun 2017 tentang Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA). Gerakan yang merupakan program dari Lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) tersebut bertujuan supaya penyelenggaraan kearsipan dapat mendukung proses reformasi birokrasi. Yaitu, menuju terciptanya tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, demokratis, terpercaya, akuntabel, dan transparan baik di pusat maupun di daerah.
Dalam Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, juga disebutkan bahwa masyarakat mempunyai kewajiban untuk mengembangkan kearsipan dan mempedulikan arsip sehingga fungsi kearsipan tetap terjaga.
Masyarakat Sadar Arsip
Perilaku sadar dan tertib arsip bukan hanya kewajiban seorang arsiparis sebagai pengelola dan pengendali arsip, melainkan juga dilaksanakan oleh seluruh elemen masyarakat. Pernyataan tersebut disampaikan oleh Dyah Puspitasari Srirahayu S.Kom., M.Hum., dosen Program Studi Perpustakaan Fakultas Vokasi Universitas Airlangga (UNAIR).
Dyah menjelaskan tentang pentingnya perilaku sadar arsip yang harus diterapkan oleh masyarakat. Sebagaimana diketahui, dalam kehidupan sehari-hari masyarakat kerap bersinggungan dengan arsip. Semisal arsip pribadi seperti KTP, Kartu Keluarga, dan ijazah. Sehingga perilaku sadar arsip dapat diaplikasikan mulai dari pemeliharaan arsip pribadi.
“Masyarakat perlu sadar akan pentingnya arsip. Arsip bukan hanya untuk sebuah lembaga, namun juga ada di masyarakat dari mulai kita lahir sampai dengan kita mati. Ada saat kita lahir kita perlu bukti kelahiran kita untuk mengurus segala macam mulai dari sekolah dan lain-lain. Pada saat meninggal kita juga perlu surat kematian untuk mengurus warisan dan lain-lain,” terangnya.
Selain itu, lanjut Dyah, arsip yang tertata akan meminimalkan kemungkinan arsip hilang atau rusak. Serta membantu seseorang lebih cepat menemukan kembali apabila sewaktu-waktu membutuhkan arsip tersebut.
“Dengan adanya masyarakat yang sadar arsip, maka arsip individu yang mungkin akan dibutuhkan ke depannya akan tetap terpelihara dengan baik. Contohnya, jika seseorang menjadi penjabat tinggi negara atau presiden misalnya, maka semua dokumen dari mulai kelahiran menjadi arsip penting bagi bangsa tersebut,” papar Dyah.
Dia menambahkan pemeliharaan arsip pribadi dilakukan dengan menata dan memilah arsip individu dan keluarga. Kemudian memisahkan arsip penting yang memiliki usia lebih panjang seperti akta kelahiran, ijazah, dan lainnya dengan arsip-arsip yang bernilai guna singkat, seperti undangan. Aspek keamanan ruang penyimpanan arsip juga perlu diperhatikan, seperti tersedianya sirkulasi udara yang cukup, tidak lembab, jauh dari sumber listrik, api, dan air, serta melakukan pengecekan arsip secara berkala. (*)
Penulis: Zanna Afia
Editor: Feri Fenoria Rifa’i
