E-government di Negara Indonesia lebih dikenal dengan sebutan “Indonesia e-governement”. Dengan menerapkan Indonesia e-government ini, pihak pemerintah melakukan inovasi baru pada layanan publik, tidak hanya di pemerintahan pusat saja namun juga di pemerintahan daerah. Sebenarnya “Indonesia e-governement” ini mulai diterapkan pada tahun 2001, yang secara yuridis ditandai dengan dikeluarkannya Keppres nomer 6 sebagai pedoman pemanfaatan dan penggunaan teknologi komunikasi dan informasi di dalam sistem administrasi negara, kemudian disusul dengan keluarnya Inpres Nomor 3 Tahun 2003 tentang pengembangan sebuah kerangka kerja bagi e-government.
Ketika e-government pada suatu pemerintahan telah diterapkan maka transaksi pelayanan publik sebagian besar dilakukan secara online atau melalui media perantara, yang secara otomatis akan menghasilkan suatu arsip elektronik sebagai bukti transaksinya. Dengan begitu arsip mempunyai kegunaan fungsi baru dalam pemerintahan yaitu dalam bentuk arsip elektronik, walaupun tidak dapat dipungkiri masih ada arsip dalam bentuk kertas atau manual (Kemoni, 2009). Arsip elektronik sebagai bukti transaksi tersebut harus dikelola dengan baik pula, ketika arsip elektronik dikelola dengan baik maka akan dapat membantu mewujudkan penerapan e-government. Tidak hanya didukung dari infrastruktur atau kualitas SDM yang menguasai bidang teknologi informasi saja, namun salah satu aspek yang dapat mewujudkan e-goverment ini adalah melakukan pengelolaan arsip elektronik dengan baik. Sebaliknya, apabila arsip elektronik tidak dikelola dengan baik dan benar dapat menjadi ancaman yang serius.
Untuk melakukan pengelolaan arsip elektronik dengan baik dan benar membutuhkan para pengelola arsip yang mempunyai keahlian teknologi informasi dan komunikasi, namun sekarang ini mereka masih terbiasa dengan pengelolaan arsip manual atau kertas, mereka belum terbiasa melakukan pengelolaan arsip elektronik. Para pengelola arsip sekarang ini dihadapkan pada lingkungan baru dengan munculnya teknologi untuk menunjang pekerjaan mereka, namun mengubah secara radikal sistem dari pekerjaan dilakukan, sehingga memiliki dampak yang signifikan pada proses pengelolaan arsip. Melihat dari situ, pengelola arsip dituntut untuk mampu menyesuaikan diri dengan lingkungan baru ini. Apabila mereka tidak mampu menyesuaikan diri, maka hal tersebut dapat menjadi hambatan dalam menyelesaikan pekerjaan mereka, dan secara otomasi dapat menjadi sebuah ancaman bagi pengelola arsip.
Pengertian arsip elektronik secara eksplisit baru muncul pada Peraturan Kepala ANRI Nomor 20 Tahun 2011 Pedoman Autentikasi Arsip Elektronik, karena mengingat bahwa arsip dalam bentuk elektronik ini berguna untuk pelaksanaan kegiatan di masa yang akan datang, sehingga keautentikannya perlu dijaga. Dalam peraturan kepala ANRI ini, arsip elektronik diartikan sebagai arsip yang diciptakan (dibuat, diterima atau disimpan) dalam format elektronik. Namun, pengelolaan arsip elektronik belum dijelaskan dalam peraturan kepala ANRI tersebut. Begitupun juga pada Peraturan Kepala ANRI Nomor 38 Tahun 2011 Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Elektronik ANRI, di dalam hanya menjelaskan petunjuk pelaksanaan pengelolaan arsip yang tergolong sebagai arsip naskah kedinasan saja bukan bentuk arsip secara umum. Pengelolaan arsip elektronik baru dijelaskan pada Perka ANRI Nomor 14 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Kebijakan Umum Pengelolaan Arsip Elektronik. Kebijakan umum pengelolaan arsip elektronik merupakan kerangka dasar bagi pelaksanaan program pengelolaan arsip elektronik bagi seluruh lembaga pencipta arsipdan lembaga kearsipan dalam rangka mendukung penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya. Sehingga dari pedoman tersebut dapat memberikan acuan bagi seluruh lembaga pencipta arsip dan lembaga kearsipan daerah dalam menyusun suatu kebijakan umum pengelolaan arsip elektronik di lingkungannya.
Penulis: Dessy Harisanty, S.Sos., M.A
Selengkapnya dapat dibaca melalui link berikut: https://www.emerald.com/insight/content/doi/10.1108/DLP-12-2020-0123/full/html
