Unit UNAIR Kolaborasi Ciptakan Aplikasi guna Permudah Staff Outbound

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
YESSINDA bersama dua koleganya, yakni Abdur Rahman Sadad dan Rachmad Eko Hariono saat mempresentasikan inovasinya tentang aplikasi Staff Outbound Apps. (Foto: Istimewa)
YESSINDA bersama dua koleganya, yakni Abdur Rahman Sadad dan Rachmad Eko Hariono saat mempresentasikan inovasinya tentang aplikasi Staff Outbound Apps. (Foto: Istimewa)

UNAIR NEWS – Sebagai barometer bagi reputasi perguruan tinggi di kancah internasional, Quacquarelli Symonds World University Ranking (QS WUR) menerapkan berbagai indikator penilaian. Salah satunya dalam bidang Staff Outbound yang saat ini tengah digenjot Universitas Airlangga menjelang pemeringkatan pada tahun 2020 mendatang.

Indikator Staff Outbound merupakan penilaian terhadap pencapaian jumlah dosen UNAIR yang melaksanakan kegiatan tri dharma perguruan tinggi di luar negeri. Hal tersebut menjadi salah satu kriteria penilaian untuk pemeringkatan QS Asia University Ranking (QS AUR). Melalui Staff Outbound, UNAIR juga dapat menjalin hubungan dengan para akademisi di luar negeri sebagai partner untuk joint research hingga academic peerlist.

Besarnya manfaat dari kegiatan Staff Outbound, membuat indikator ini penting untuk diberikan perhatian lebih disamping adanya beberapa kendala terkait pelaksanaannya selama ini. Seperti mekanisme pengajuan ijin Staff Outbound hingga pendataan secara manual yang kurang efektif dapat menghambat keberlangsungan indikator ini.

“Selama ini, pengajuan hingga perekapan data dosen yang akan melakukan Staff Outbound dilakukan secara manual. Belum ada aplikasi yang dapat meng-input data Staff Outbond secara riil time,” terang Yessinda Oktaria yang merupakan staf dari Badan Perencanaan dan Pengembangan (BPP) UNAIR, saat ditemui pada Senin (15/4/19).

Menurut pengamatannya, prosedur yang dilaksanakan secara manual tersebut memang cukup menyita waktu. Belum lagi ketika para staf tidak menjalankan ketentuan yang berlaku. Misalnya, terkait dengan pengajuan izin dinas ke luar negeri secara mendadak.

“Kadangkala surat pengajuan izin belum sampai ke birokrasi tertinggi di tingkat universitas tetapi dosennya sudah berangkat jadi pengajuannya mepet. Padahal ketentuannya minimal satu bulan,” imbuh alumnus Fakultas Ekonomi dan Bisnis (FEB) UNAIR itu.

Bermula dari permasalahan di atas, timbul sebuah ide untuk membuat aplikasi berbasis web-based guna mempermudah pendataan serta pengajuan dinas ke luar negeri. Inovasi ini diberi nama Staff Outbound Apps yang merupakan buah karya dari Yessinda bersama dua koleganya, yakni Abdur Rahman Sadad dan Rachmad Eko Hariono.

“Waktu itu ada lomba Airlangga Inovation yang diselenggarakan oleh pihak Sumber Daya Manusia (SDM) UNAIR. Pendaftarnya banyak. Satu tim berjumlah tiga orang dengan anggota yang berasal dari satu atau lintas unit. Saya berkolaborasi dengan Mas Rahman sebagai ketua dan Mas Eko, keduanya dari Direktorat Keuangan,” kenangnya.

Selama tiga bulan, ketiganya berkolaborasi untuk membuat aplikasi yang kemudian mengantarkan mereka sebagai juara kedua. Menariknya, Staff Outbound Apps tidak hanya memudahkan para dosen tetapi juga berkesinambungan dengan peran dari unit-unit di UNAIR yang berkaitan langsung dengan urusan perjalanan dinas ke luar negeri. Seperti halnya SDM, Sekretariat Universitas dan Airlangga Global Engagement (AGE).

Saat ditemui secara terpisah, Rahman selaku ketua mengatakan bahwa seiring berjalannya waktu fitur-fitur yang ada di aplikasi ini senantiasa di update sesuai dengan kebutuhan para verifikator yakni pihak SDM, Sekretariat Universitas serta AGE.

“Yang paling menantang ketika membuat fitur pengajuan grup. Jadi, pengajuan Staff Outbound ini semestinya dilakukan perindividu. Tapi ada kalanya beberapa dosen atau staf yang kesulitan meng-input data. Akhirnya dibuatlah fitur ini untuk mempermudah pengajuan secara kolektif dengan dibantu petugas fakultas,” jelas Rahman.

Tantangan selanjutnya adalah persiapan launching dan sosialisasi kepada para staf yang belum memahami sistem web-based. Meski begitu, ketiganya berharap agar inovasi ini dapat bermanfaat serta merambah hingga ke ranah khusus Student Exchange. (*)

 

Penulis: Nabila Amelia

Editor: Feri Fenoria Rifa’i

This post is also available in: English

Berita Terkait

UNAIR News

UNAIR News

Media komunikasi dan informasi seputar kampus Universitas Airlangga (Unair).

Leave a Replay

Berita Terkini

Laman Facebook

Artikel Populer
Close Menu