UNAIR NEWS – Dalam rangka silahturahmi sekaligus berdiskusi tentang sistem antar universitas,Universitas Pendidikan Indonesia (UPI) melaksanakan studi banding ke Universitas Airlangga. Kunjungan yang dilaksanakan pada Kamis (06/12) di Aula Kahuripan 305 Kantor Manajemen UNAIR itu menjadi kesempatan antar universitas untuk saling belajar dan berbenah.
Dari pihak UNAIR, Mahsyur selaku Kasubdit Sarana dan Prasarana, Yunus Abdul Halim Kabid Administrasi dan Kearsipan, jajaran Protokoler, Kesekretariatan, serta Rumah Tangga, turut menyambut kedatangan lima orang perwakilan UPI. Yakni, Dr. Liris Raspatiningrum Kepala Biro Hukum dan Kesekretariatan, Dra. Nurhasanah Kepala Bagian Kesekretariatan, Dra. Arciana Damayanti Kepala Sub Bagian Protokol, Sepuddin Kepala Sub Bagian Tata Usaha, serta Sopandi Kepala Sub Bagian Rumah Tangga.
Dalam kunjungan tersebut, kedua belah pihak saling bertukar informasi dan berdiskusi terkait kearsipan, sarana dan prasarana, tata boga, kesekretariatan, dan protokoler. Mengawali diskusi tersebut, Mahsyur menjelaskan struktur organisasi kepemimpinan di UNAIR. Seperti, Rektor membawahi Wakil Rektor I hingga Wakil Rektor IV, serta AGE (Airlangga Global Engagement).
Yunus Abdul Halim menjelaskan terkait sistem pengarsipan di UNAIR yang menggunakan aplikasi sistem kearsipan digital, yaitu aplikasi e-office dan saga.unair.ac.id (Sistem Arsip Airlangga).
“Di website SAGA ini, semua SK, peraturan, dan hukum ada di sana. Personal file seperti ijazah pun juga masuk,” ungkap Yunus.
Tentang persuratan di UNAIR, untuk email yang masuk terdapat satu orang penjaga yang melihat email tersebut. Lalu mengarahkan email kepada pimpinan UNAIR sesuai masing-masing bidang. Hal itu bertujuan untuk membantu kerja pimpinan UNAIR.
Setelah itu, terdapat penjelasan dari Koordinator Protokol, Pulung Siswantara, S.KM., M. Kes. terkait tugas-tugas protocol. Di antaranya, mengatur acara-acara besar di UNAIR seperti pengukuhan guru besar, sidang dies natalis, wisuda, dan lain lain. Protokol berada di bawah Pusat Informasi dan Humas UNAIR.
“Sementara di UPI, protokoler dan humas di UPI berbeda ruangan. Alhamdulillah, masih bisa berjalan dengan baik,” ujar Arciana dari UPI.
Dengan adanya kunjungan ini, Arciana berharap bisa membenahi dan menyampaikan hasil kunjungan kepada pimpinan. Tak lupa, mewakili UPI pihaknya mengucapkan terima kasih kepada UNAIR yang sudah membagikan informasi terkait penataan sistem di UNAIR.
“Kita mendapat banyak hal untuk pengembangan di lingkungan kesekretariatan dan untuk universitas,” tutup Arciana. (*)
Penulis : R. Dimar Herfano Akbar
Editor : Binti Q Masruroh
