Rumah sakit menjadi salah satu tempat yang dikunjungi untuk mendapatkan pelayanan pengobatan bagi orang sakit. Rumah sakit menyediakan pelayanan pengobatan berupa pemeriksaan fisik, pemeriksaan penunjang dan juga pelayanan farmasi untuk mendapatkan obat. Pelayanan farmasi di rumah sakit dijalankan oleh suatu unit atau instalasi yang pada umumnya disebut Instalasi Farmasi.
Instalasi Farmasi harus menjamin terpenuhinya kebutuhan pasokan obat secara optimal, agar tidak terjadi penumpukan maupun kekurangan stok obat. Manajemen persediaan obat menjadi sangat krusial karena Instalasi Farmasi memainkan peran penting dalam menunjang pendapatan (revenue) rumah sakit. Kerugian ekonomi dapat ditimbulkan akibat kondisi persediaan obat dalam keadaan menumpuk (stagnant) maupun terjadinya kekurangan (stock out) obat. Hal ini dibuktikan dalam penelitian yang dilakukan di salah satu rumah sakit di Surabaya menunjukan besaran kerugian ekomoni yang tinggi karena kondisi persediaan obat yang stagnant serta stock out sejumlah obat.
Kondisi stagnant adalah kondisi ketika jumlah sisa stok melebihi tiga kali penggunaan rata-rata per bulan. Ketika persediaan obat di rumah sakit mengalami kondisi stagnant, rumah sakit harus mengeluarkan biaya penyimpanan yang terdiri atas biaya investasi dan biaya listrik untuk setiap obat stagnant yang disimpan dalam persediaan. Kondisi stagnant juga menunjukkan biaya pembelian yang terbuang. Stok yang disimpan untuk waktu yang lama akan meningkatkan risiko rusak dan kedaluwarsa obat.
Sedangkan kondisi stock out adalah kondisi ketika jumlah sisa stok sama dengan nol atau kurang pada kondisi stok aman. Ketika stok obat dalam kondisi stock out, rumah sakit harus mengeluarkan biaya pembelian dan pemesanan ulang untuk memenuhi kekurang obat. Selain itu, rumah sakit harus merelakan kehilangan biaya peluang (opportunity cost). Rumah sakit akan merugi dan kehilangan pendapatan karena persediaan obat habis.
Kondisi stagnant dan stock out tersebut disebabkan oleh perencanaan yang tidak didasarkan pada penggunaan obat di rumah sakit. Tren penggunaan obat bergantung pada kecenderungan penyakit yang mungkin terjadi sehingga jenis obat yang stagnant atau mengalami kekurangan dapat berbeda setiap bulan dan menyebabkan tidak sesuai dengan yang direncanakan. Terdapat dua macam obat yang umum digunakan oleh rumah sakit, yaitu obat generik dan obat paten. Keduanya sama-sama memberikan kerugian ekonomi yang tinggi apabila terjadi kondisi stagnant maupun stock out. Namun, terdapat perbedaan jenis obat yang mengalami kondisi stagnant dan stock out.
Perencanaan adalah kunci dalam manajemen logistik obat. Implementasi dari perencanaan dengan menggunakan metode yang tepat, dapat menghindari kelebihan maupun kekosongan persediaan obat. Tentu dalam perencanaan stok obat di rumah sakit bukan hal yang mudah, diperlukan keputusan yang tepat tentang jenis obat yang akan dibeli, jumlah pembelian, frekuensi pembelian dalam satu tahun, dan seberapa banyak obat yang harus disimpan.
Perencanaan yang baik juga harus diiringi dengan pengelolaan dan pemantauan (controlling) stok obat tepat serta evalusi secara berkala. Dukungan teknologi dan sistem informasi akan memudahkan tim manajemen dalam melakukan perencanaan, pengelolaan dan pemantauan serta evaluasi terhadap persediaan obat. Jika instalasi farmasi mengelola persedian obat dengan benar sesuai informasi, maka manajemen persediaan obat akan tepat sasaran dan sesuai jangka waktu yang direncanakan, akurat, reliabel, dan konsiten.
Manajemen persediaan yang baik akan dapat meningkatkan pendapatan dari rumah sakit dengan menghindari obat yang berlimpah dan obat yang mengalami kekosongan. Hal ini merupakan sebuah tantangan besar dalam penerapan manajemen persediaan obat yang efektif dan efisien. (*)
Penulis: Thinni Nurul Rochmah
Apabila saudara tertarik dengan topik ini, saudara dapat membacanya artikel Comparison of economic loss between generic drug and patent drug in stock-out and stagnant condition at Surabaya Islamic Hospital, Indonesia. Link artikel ini dapat diunduh pada https://www.publichealthinafrica.org/index.php/jphia/article/view/1169/491
