Pola pikir masyarakat yang semakin maju menyebabkan berkembangnya pemanfaatan teknologi di segala bidang kehidupan, salah satunya adalah lembaga pendidikan. Dengan adanya teknologi informasi dalam dunia pendidikan diharapkan dapat membantu lembaga pendidikan untuk bekerja lebih efektif. Salah satu contoh praktis pemanfaatan teknologi informasi di lembaga pendidikan adalah layanan perpustakaan. Setiap sekolah memiliki perpustakaan sebagai tempat penyimpanan buku teks. Perpustakaan adalah tempat di mana terdapat kegiatan mengumpulkan, mengelola, dan menyebarluaskan (pelayanan) segala macam informasi, baik yang tercetak maupun yang terekam dalam berbagai media seperti buku, majalah, surat kabar, film, kaset, tape recorder, video. Siswa dan guru dengan mudah mengakses buku teks dengan mudah dan gratis di perpustakaan. Perpustakaan sekolah dinyatakan memiliki fungsi seperti fungsi pendidikan, fungsi informatif, fungsi tanggung jawab administrasi, fungsi penelitian, fungsi rekreasi yang dapat menimbulkan kecintaan membaca siswa. Pemanfaatan perpustakaan sekolah juga harus didukung oleh kualitas pengelola perpustakaan, terutama budi pekerti. Sementara itu, proses bisnis di perpustakaan dilakukan secara manual di beberapa sekolah di daerah terpencil. Sehingga pemerataan pemanfaatan teknologi di perpustakaan daerah perlu ditingkatkan. Hal ini dapat dimulai dengan mengembangkan perangkat lunak untuk layanan perpustakaan di beberapa sekolah.
Perpustakaan SD sudah memiliki berbagai koleksi buku, seperti buku pelajaran, buku fiksi dan buku non fiksi. Prosedur dasar perpustakaan belum terintegrasi dengan baik. Kondisi ini diperparah dengan terbatasnya jumlah pustakawan yang ada. Beberapa proses yang belum terintegrasi dengan baik adalah layanan peminjaman, data buku, data pengguna, pendaftaran dan pencatatan pengunjung, katalog buku. Proses-proses tersebut tidak terintegrasi dengan baik karena proses-proses tersebut dilakukan secara manual. Pustakawan harus mengecek satu per satu ketersediaan buku di rak buku. Selain itu, layanan peminjaman, katalogisasi buku, registrasi pengunjung, dan data pengguna ditulis dalam sebuah buku. Sehingga sulit untuk merekapitulasi laporan tahunan dan pustakawan membutuhkan waktu lebih lama untuk mencari data tertentu. Prosedur-prosedur tersebut dinilai kurang efektif dalam penggunaan waktu dan tenaga. Dari sisi pengguna, siswa harus menunggu beberapa saat untuk peminjaman dan pengembalian buku. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, diusulkan sistem layanan perpustakaan berbasis website untuk mendukung layanan perpustakaan agar lebih efektif. Sistem ini menawarkan generator barcode otomatis untuk membuat katalog dan memproses buku, layanan pinjaman digital, manajemen data digital, dan laporan digital otomatis.
Metode penelitian yang dikembangkan dalam penelitian ini mengikuti proses pengembangan perangkat lunak dimana sistem informasi dibangun menggunakan model sekuensial linier atau dikenal dengan model pengembangan waterfall. Model ini meniru proses siklus hidup waterfall yang merupakan salah satu proses siklus hidup rekayasa perangkat lunak formal paling awal. Siklus hidup ini teratur dalam bentuk di mana aktivitas siklus hidup mengalir ke tahap berikutnya sebagai rangkaian tahapan waterfall. Model waterfall dipilih dalam penelitian ini karena aktivitas siklus mengalir ke tahapan selanjutnya sebagai tahapan waterfall. Dimulai dengan pengumpulan dan analisis kebutuhan dan diakhiri dengan tahap pemeliharaan. Tahapan sekuensial model waterfall disajikan pada Gambar 1.
Penelitian dimulai dengan mewawancarai pengguna dan mengunjungi perpustakaan sekolah dasar swasta di Surabaya, Indonesia. Seorang pustakawan dan kepala sekolah dasar diwawancarai pada waktu yang berbeda. Kami memperhatikan bagaimana kegiatan di perpustakaan itu terjadi dan juga kami membaca dokumen-dokumen yang terkait dengan prosedur di perpustakaan. Sebuah arsitektur sistem kemudian dirancang dari analisis kebutuhan. Kami menggunakan mySQL untuk mengembangkan database sedangkan sistem layanan perpustakaan dibangun menggunakan bahasa PHP dan HTML untuk membangun sistem.
Berdasarkan hasil pengembangan dan pengujian aplikasi yang telah ditemukan melalui seluruh proses penelitian, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: (1) sistem dapat mencatat semua data pengguna dan buku dalam database sehingga ketersediaan setiap buku mudah ditemukan; (2) sistem dapat menghasilkan barcode otomatis untuk setiap buku sehingga pustakawan tidak perlu menuliskannya secara manual saat memproses buku; (3) sistem mencatat semua kegiatan pelayanan peminjaman sehingga sistem dapat mengetahui jika ada buku yang belum dikembalikan oleh pengguna; (4) laporan secara otomatis dikirim ke kepala sekolah setiap bulan/tahunan. Hasil pengujian perangkat lunak menunjukkan bahwa sistem berjalan dengan baik seperti yang diharapkan dan antarmuka sistem ramah pengguna. Saran tambahan dari pengguna adalah integrasi sistem dan instant messenger pada setiap siswa akan melengkapi fitur sehingga notifikasi buku baru atau tanggal jatuh tempo pengembalian buku akan dikirimkan melalui instant messenger.
Penulis: Nasa Zata Dina, S.Kom., M.Kom., M.Sc
Informasi detail dari riset ini dapat dilihat pada tulisan kami di:
https://digitalcommons.unl.edu/libphilprac/6029/
Nasa Zata Dina, Iva Nur Annisya, Nyoman Juniarta. (2021). Website Based Library Service Development for Elementary School Library Services (Case Study: A Private Elementary School Library in Surabaya). Library Philosophy and Practice (e-journal), 2021: 1-10
