Istilah Kaizen berasal dari bahasa Jepang yaitu kata “Kai” dan “Zen”. Kata “Kai” yang diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia memiliki arti “berubah” sedangkan “Zen” artinya adalah “Baik”. Jadi jika diartikan secara langsung maka arti Kaizen adalah “Merubah menjadi lebih baik”. Di dalam Industri, Kaizen merupakan suatu strategi yang dipergunakan untuk melakukan peningkatan secara terus-menerus kearah yang lebih baik. Dalam bahasa Inggris, Kaizen sering diartikan dengan “Continuous Quality Improvement”. Program studi Pendidikan Dokter merupakan salah satu institusi pendidikan yang sangat mengutamakan upaya penjaminan mutu, dengan dasar pemikiran bahwa sebuah lembaga pendidikan kedokteran diharapkan mencapai target optimal penjaminan mutu kualitas lulusan yang akan menjadi dokter dan memberikan pelayanan kesehatan yang optimal di masyarakat.
Telah dilakukan suatu penelitian lebih dalam pada program studi pendidikan dokter mengenai implementasi peningkatan mutu yang berkelanjutan (kaizen). Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode studi kasus yang dilaksanakan pada Program Studi Pendidikan Dokter di Fakultas Kedokteran. Penerapan strategi kaizen dalam sebuah lembaga pendidikan memerlukan usaha dan kerjasama dari semua elemen dan pihak terkait dalam sebuah institusi mulai dari level terendah sampai dengan level manajemen puncak untuk mencapai tujuan bersama, dimana kaitannya dalam penelitian ini adalah untuk menjamin mutu pendidikan yang optimal dan berkualitas dari seluruh aspek pada sebuah institusi pendidikan kedokteran.
Dalam implementasi kaizen, maka sebuah institusi, dalam hal ini institusi pendidikan perlu menerapkan konsep utama, yakni sebagai berikut : (1) Menerapkan fungsi perbaikan dan pemeliharaan dalam manajemen; (2) Menekankan pola pikir berorientasi proses yang harus disempurnakan untuk meningkatkan hasil; (3) Menerapkan siklus PDCA (plan, do, check, act); (4) Mengedepankan kualitas sebagai prioritas tertinggi; (5) Mengumpulkan data sebagai dasar pemecahan masalah; (6) Menerapkan proses berikutnya pada konsumen internal maupun eksternal.
Penerapan sistem utama kaizen, terdiri dari : (1) Total Quality Control, yakni proses pengendalian kinerja untuk mencapai kualitas; (2) Just In Time, menghapus segala jenis kegiatan tak bernilai tambah dan mencapai sistem produksi yang ramping dan luwes dalam menampung fluktuasi dari permintaan dan pesanan konsumen; (3) Total Productive Maintenance, memfokuskan pada peningkatan kualitas peralatan; (4) Penjabaran kegiatan perusahaan , untuk memberikan arahan dan sasaran yang fokus kepada seluruh level serta memberikan kontrol; (5) Sistem Saran, untuk meningkatkan moral serta memperbesar manfaat positif dari partisipatif karyawan; (6) Kegiatan Kelompok Kecil, yaitu gugus tugas untuk melakukan tugas secara kelompok spesifik.
Implementasikan konsep PDCA (plan, do, check, act) merupakan upaya penjaminan dan peningkatan mutu berkelanjutan yang telah direncanakan, kemudian direalisasikan, dilanjutkan dengan evaluasi untuk melihat efektivitas program – program dan upaya tersebut, yang mana setelah dievaluasi dan ditemukan kekurangan (dilakukan perbaikan), bila ditemukan kendala (dicari solusi dan pemecahan), untuk selanjutnya dilaksanakan kembali dengan lebih baik dan optimal berdasarkan hasil evaluasi tersebut.
Salah satu pola pikir untuk menjalankan roda PDCA dalam kegiatan kaizen adalah dengan teknik bertanya, dengan menggunakan pertanyaan dasar 5W + 1H (what, who, why, when, where dan how). Konsep 5W + 1H pada implementasi kaizen yang dilaksanakan oleh Program Studi Pendidikan Dokter dapat terlihat dari upaya – upaya rencana penetapan program kerja (rencana kerja) yang disusun oleh Unit Penjaminan Mutu Fakultas Kedokteran. Dimana dalam menetapkan suatu program/rencana kerja yang akan dijalankan unit tersebut SPM menggunakan konsep 5W +1H ini untuk memastikan bahwa program tersebut penting untuk dilaksanakan, yakni : (1) What : Apa rencana/program kerja yang akan dilakukan, ide apa yang perlu dilaksanakan; (2) Who : Siapa orang yang tepat untuk menjalankan, atau bertanggung jawab atas program kerja tersebut; (3) Why : Mengapa program kerja tersebut penting untuk dilaksanakan (urgensi, manfaat) yang ingin diperoleh; (4) When : Kapan program kerja tersebut dapat dilaksanakan; (5) Where : Dimana program tersebut akan dilaksanakan (di tingkat apa, atau di bagian apa) program tersebut akan dilaksanakan; (6) How : Bagaimana cara dalam melaksanakan program kerja tersebut agar bisa berjalan dengan efektif, efisien dan mencapai tujuan yang diharapkan.
Ditinjau dari konsep – konsep kaizen, maka bila institusi pendidikan dokter telah menerapkan berbagai hal di atas, maka implementasi kaizen pada Program Studi Pendidikan Dokter dapat dikatakan telah berjalan dengan baik dan sejalan dengan konsep – konsep yang tertera pada kaizen.
Penulis : Vina A. Dewi, Ali Imron, Bambang Budi Wiyono, Imron Arifin, Maftuchah Rochmanti, Ahmad Suriansyah.
Detail artikel dapat dilihat di :
Vina A. Dewi, Ali Imron, Bambang Budi Wiyono, Imron Arifin, Maftuchah Rochmanti, Ahmad Suriansyah. 2020. The Implementation of Kaizen in the Medical Doctor Study Program. Revista Argentina de Clínica Psicológica, Volume 29, No.3, halaman 559-567. Link : https://revistaclinicapsicologica.com/numero.php?idn=45%C2%A0&page=4
