Teknologi berkembang pesat sehingga memberi pengaruh besar pada semua lapisan bidang, termasuk di perusahaan manufaktur, dimana penggunaan teknologi informasi berbasis digital dapat menghasilkan informasi yang akurat dan dibutuhkan dalam menjalankan proses produksinya. Sistem informasi secara teknis dapat didefinisikan sebagai sekumpulan komponen yang saling berhubungan, mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk pengambilan keputusan, koordinasi dan pengawasan.
Manajemen Proses Bisnis adalah suatu bidang pengetahuan di Sistem Informasi Manajemen untuk merancang, membuat, mengontrol dan menganalisis operasional perusahaan yang melibatkan manusia, organisasi, aplikasi, dokumen dan sumber informasi lainnnya. Perusahaan Rokok Cemara Mas Tanggulangin adalah perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur penghasil rokok.Sistem informasi pada aktivitas produksi di Perusahaan Rokok Cemara Mas Tanggulangin tidak diterapkan dengan efektif sehingga perusahaan masih menggunakan sistem manual data entry dalam mendistribusikan informasi atau data perusahaan.
Sistem manual data entrymenyebabkan rawan terjadinya kehilangan data atau informasi, erta menimbulkan distorsi informasi, kesalahan pencatatan, kerusakan, dan sulitnya data untuk di telusuri ketika sewaktu-waktu akan melakukan pemeriksaan tentang hasil produksi. Salah satu cara agar perusahaan dapat bersaing dengan kompetitornya adalah dengan menggunakan sistem informasi manajemen yang efektif.
Bodnard dan Hopwood (2004) berpendapat bahwa perubahan dari sistem manual ke sistem digital tidak hanya menyangkut perubahan teknologi, tetapi juga perubahan perilaku dan organisasional. Rockart (1995) dalam Irwansyah (2003) menyatakan bahwa teknologi informasi merupakan sumber daya keempat setelah sumber daya manusia, sumber daya uang, sumber daya mesin yang digunakan manajer untuk membentuk dan mengoperasikan perusahaan.
Salah satu contoh kasus yang dialami oleh Perusahaan Rokok Cemara Mas Tanggulangin adalah keterlambatan informasi keterbaruan harga jual antara bagian penjualan dan pemasaran, sehingga harga produk yang dijual belum mengalami pembaharuan, yang berakibat harga jual rata-rata menjadi 28% lebih rendah dari harga yang seharusnya dapat di capai di pasaran. Hal tersebut menjadi pertimbangan utama bagi peneliti untuk melakukan proses identifikasi pada proses bisnis yang dimulai dari pengadaan bahan baku (raw material) hingga menjadi barang jadi (output) pada Perusahaan Rokok Cemara Mas Tanggulangin.
Sistem manual data entryyang sederhana memang memudahkan karyawan dari segala latar belakang pendidikan, namun sistem pencatatan tersebut tidak efektif karena manual data entry memberikan celah pada human error. Selain itu juga menimbulkan distorsi informasi yaitu informasi yang harus melalui banyak pos sebelum sampai pada tujuan dapat menyebabkan informasi berubah terutama apabila sistem koordinasi lemah.
Data flow Diagram (DFD) yang menggambarkan kondisi eksisting perusahaan digambarkan oleh diagram level 0, sedangkan Data flow Diagram (DFD) yang menggambarkan kondisi ideal pada perusahaan dan nantinya dapat menjadi saran perbaikan digambarkan oleh diagram level 1.Hasil penelitian di perusahaan, menunjukkan bahwa Perbandingan antara Data Flow Diagram (DFD)level 0 dan level 1 di perusahaan dapat menghasilakn identifikasi distorsi informasi bahwa distorsi informasi pada bagian pemesanan, yaitu persediaan bahan baku yang tidak mencukupi bagi proses produksi serta munculnya fluktuasi kuantitas pesanan. Selanjutnya, distorsi informasi pada bagian pengadaan bahan baku, yaitu yangberkaitan dengan harga bahan baku dan kondisi persediaan bahan baku untuk proses pembuatan produk lebih lanjut. Terakhir, distorsi informasi pada bagian produksi, yaitu informasi lead time (waktu pemenuhan pesanan) yang mundur sebagai akibat informasi yang tidak diketahui oleh bagian penjualan dan bagian produksi dalam hal konfirmasi pemesanan produk. Distorsi pada 3 (tiga) titik tersebut diatas adalah titik awal untuk dapat diterapak SIstem Informasi Manajemen berbasis digital di perusahaan.
Peneliti mengusulkan untuk mengganti sistem pencatatan manual (manual data entry) dengan sistem yang terkomputerisasi. Rekayasa model prototype Sistem Informasi Manajemen berbasis digital dibuat untuk dapat mengakomodasi aliran data dari informasi penjualan, produksi dan distribusi dengan lebih akurat. Model prototype tersebut dapat diakses oleh semua bagian terkait hingga level direktur sebagai bentuk pelaporan langsung (real time). Koordinasi antar bagian menjadi lebih baik karena model prototype digital tersebut lebih responsif terhadap kondisi perusahaan, sehingga dapat membantu direktur untuk proses pengambilan keputusan. Sistem yang terkomputerisasi dan terkoordinasi tersebut juga memudahkan dalam penyusunan dan penyimpanan informasi terkait produksi dan penjualan rokok.
Pelaporan yang sifatnya periodik juga mudah dilakukan dengan adanya sistem yang terkomputerisasi dan terkoordinasi tersebut. Aplikasi prototype digital di perusahaan ini akan membuat perusahaan siap berkompetisi dengan pesaing di industry sejenis di era digital saat ini.
Penulis: Tuwanku Aria Auliandri; Marsha Rizkiaputri
Link Artikel Jurnal : Journal International Journal of Innovation, Creativity and Change (2020) https://www.ijicc.net/images/vol11iss9/11921_Rizkiaputri_2020_E_R.pdf
