Ketahui Perbedaan dan Hubungan Arsip, Dokumen, serta Rekod

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Ilustrasi : garut.co/google image

UNAIR NEWS – Dalam kehidupan sehari-hari, tak jarang manusia akrab bersinggungan dengan catatan. Catatan yang berfungsi untuk merekam atau mengabadikan informasi tertentu dalam bentuk tertulis, rekaman audio visual atau digital disebut sebagai dokumen.

Dokumen meliputi segala sesuatu yang memiliki tulisan atau terdapat marka, angka, simbol, atau lubang (perforasi) yang memiliki makna bagi orang yang memiliki kualifikasi untuk menafsirkannya; atau segala sesuatu yang dapat menghasilkan suara, citra, tulisan dengan atau tanpa bantuan alat; peta, cetak biru, rencana, gambar, atau foto (Kennedy, 1998).

Sedangkan arsip merupakan terjemahan kata “archief” dari Bahasa Belanda. Kata “archief” berasal dari bahasa Yunani, yakni “archeion” dan kata “archivum” dalam bahasa Latin yang berarti kantor pemerintah.

Menurut Undang-Undang  No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa  dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi  yang dibuat dalam dan diterima  oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan  bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Lantas, apa hubungan antara arsip dengan dokumen?

Dokumen tak lain merupakan bagian dari arsip itu sendiri. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa semua arsip adalah dokumen, namun tidak semua dokumen dapat disebut arsip. Dokumen yang digunakan oleh perseorangan atau badan korporasi untuk menjalankan aktivitas dan fungsinya disebut dengan arsip dinamis atau rekod.

Arsip dinamis dibagi menjadi arsip aktif dan inaktif. Arsip aktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya masih tinggi, yakni sedikitnya digunakan sepuluh kali dalam setahun. Contoh arsip aktif diantaranya, daftar hadir atau presensi.

Sementara itu, arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya kurang dari sepuluh kali dalam setahun atau sudah jarang digunakan disebut arsip inaktif. Contoh arsip inaktif ialah laporan hasil belajar (rapor) dan piagam penghargaan.

Setelah tidak lagi digunakan, maka arsip dinamis tidak boleh langsung dibuang atau dimusnahkan. Arsip dinamis disimpan di pusat arsip dinamis atau pusat rekod sesuai dengan jadwal retensi arsip. Jadwal tersebut berfungsi untuk menunjukkan berapa lama arsip dinamis inaktif disimpan di pusat arsip. Setelah itu akan ditentukan tindakan apa yang diputuskan terhadap arsip yang sudah jatuh waktu. Apakah arsip dinamis inaktif tersebut akan dimusnahkan atau disimpan permanen menjadi arsip statis.

Selama dokumen masih menjadi arsip dinamis, maka kerahasiaan dokumen tersebut ditentukan dan dijamin oleh badan korporasi yang menciptakan atau menerimanya (Sulistyo, 2003). Sehingga akses terhadap arsip tersebut sangat terbatas. Hanya orang-orang tertentu yang diizinkan untuk melihat dan mengakses arsip tersebut.

Setelah arsip dinamis berubah menjadi arsip statis, maka arsip tersebut terbuka untuk diakses publik. Arsip statis disimpan di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) atau Badan Arsip Provinsi. Umumnya, arsip akan dibuka setelah tiga puluh tahun terjadinya peristiwa atau berdasarkan ketentuan lain dari pihak donor arsip. (*)

Penulis : Zanna Afia Deswari

Editor : Binti Q. Masruroh

This post is also available in: English

Berita Terkait

UNAIR News

UNAIR News

Media komunikasi dan informasi seputar kampus Universitas Airlangga (Unair).

Leave a Replay

Close Menu